Estatuto de la Asociación de Educación e Investigación en Ciencia de la Información de Iberoamérica y el Caribe (EDICIC)
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ARTÍCULO PRIMERO: La Asociación se denominará ASOCIACION DE EDUCACIÓN E INVESTIGACIÓN EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN DE IBEROAMÉRICA Y EL CARIBE (EDICIC) siendo un nombre de fantasíay por su naturaleza, será de duración indefinida.
ARTÍCULO SEGUNDO: El domicilio de la Asociación será en la provincia de San José, Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información, Sede Rodrigo Facio. San José, Costa Rica.
ARTÍCULO TERCERO: El fin de la asociación es fortalecer e integrar la actuación de las instituciones públicas y privadas y de los docentes-investigadores universitarios que tengan como misión principal la formación, en el nivel de grado y postgrado, de profesionales capacitados para actuar en los campos de la Ciencia de la Información en Iberoamérica y el Caribe. Los objetivos de la asociación son:
a) Promover la integración entre las instituciones de educación e investigación en los campos de la Ciencia de la Información en Iberoamérica y el Caribe, para la construcción de conocimiento, y el intercambio de ideas y experiencias.
b) Apoyar la creación de foros, instrumentos y mecanismos que faciliten el intercambio de ideas y experiencias y el desarrollo de actividades entre los miembros de la Asociación.
c) Establecer relaciones con las instituciones, organismos y asociaciones de carácter internacional que trabajen directa o indirectamente en los campos de su competencia.
d) Promover la actualización permanente de los planes de estudios de nivel de pregrado, así como la acreditación de dichos planes por parte de la Asociación.
e) Contribuir a la creación y desarrollo de postgrados y cursos de formación continua para el perfeccionamiento profesional en los campos de su competencia, considerando las distintas realidades nacionales.
f) Propiciar y difundir la investigación científica que contribuye al desarrollo de los campos de su competencia.
g) Promover lineamientos y políticas de información en Iberoamérica y el Caribe y colaborar con las normas que rigen el desempeño de estas profesiones, considerando las distintas realidades nacionales.
h) Contribuir a la formación de una conciencia social que favorezca el desarrollo de las áreas de su competencia.
i) Colaborar con las asociaciones en acciones que favorezcan la visibilidad y la imagen social de los profesionales.
ARTÍCULO CUARTO: Para el cumplimiento de sus fines y objetivos, la Asociación realizará, entre otras las siguientes actividades:
a) Realizar actividades socio-organizativas para promover proyectos de interés para los asociados.
b) Propiciar el apoyo de instituciones públicas y privadas, de economía mixta y Organizaciones No Gubernamentales para mejorar las condiciones de todos los miembros.
c) Recaudar cuotas y contribuciones entre sus miembros, para financiar la consecución de sus objetivos esenciales.
d) Gestionar partidas específicas, donaciones de entidades públicas y/o privadas, tanto nacionales como internacionales, para el desarrollo de sus actividades.
e) Solicitar, recaudar, generar y canalizar los recursos financieros, humanos, materiales y técnicos para mejorar la calidad de vida, dignidad y oportunidad de superación de los asociados.
f) Adquirir todo tipo de bienes de acuerdo con las condiciones legales específicas definidas en la legislación costarricense, celebrar contratos de toda índole y realizar operaciones lícitas encaminadas a la consecución de sus fines.
g) Publicar y comercializar todo tipo de literatura científica que contribuya a la concreción de sus fines.
Podrá la Asociación adquirir toda clase de bienes, siempre dentro de las limitaciones del artículo veinticinco del código civil, celebrar contratos de toda índole y realizar toda especie de operaciones lícitas encaminadas a la consecución de sus fines.
ARTÍCULO QUINTO: La Asociación contará con los siguientes recursos:
a) Las cuotas de afiliación anuales de los asociados serán propuestas por el Consejo Ejecutivo y aprobadas en la Asamblea General.
b) Donaciones.
c) Subvenciones y/o partidas específicas de los Estados, legados y otros.
d) Aportaciones de instituciones públicas y/o privadas.
e) Cualquier otra entrada que lleve a incrementar el activo social.
ARTÍCULO SEXTO: La Asociación tendrá las siguientes categorías de asociados:
a) Fundadores: son los participantes en la Asamblea Constitutiva y suscribieron el acta de constitución de la Asociación. Esta categoría tiene derecho a voz y voto, así como pueden ser electos para cargos directivos o ejecutivos de la Asociación. Deben pagar una cuota anual.
b) Activos: serán los asociados que ingresen posteriormente a la Asamblea Constitutiva y estén en pleno goce de sus derechos y se encuentren al día en todas sus obligaciones para con la asociación y comparezcan activamente a las actividades convocadas por las misma salvo ausencias justificadas previamente. Esta categoría tiene derecho a voz y voto y pueden ser electos para cargos directivos o ejecutivos de la Asociación. Deben pagar una cuota anual.
c) Honorarios: serán aquellas personas o instituciones que hayan contribuido especialmente al desarrollo y consolidación de la Asociación. La categoría de Asociado Honorario será otorgada por recomendación del Consejo Ejecutivo y aprobada por la Asamblea General. Tendrán derecho a voz y voto los miembros Fundadores, Activos y Plenos. Los miembros Honorarios solamente participarán en las Asambleas Generales con derecho a voz, pero sin voto; no pudiendo ser electos en los cargos directivos o ejecutivos o en la fiscalía, ni estarán sujetos a los demás deberes que tienen los miembros Activos o Plenos y los miembros Fundadores.
d) Institucionales: serán especialmente aquellos organismos, instituciones o entidades dedicadas a la docencia e investigación en los campos de su competencia. El miembro institucional deberá designar por escrito su representante oficial en la Asamblea General, que tendrá derecho a voz y voto. Deben pagar una cuota anual superior a la de los miembros activos.
ARTÍCULO SÉTIMO: AFILIACION: Para la afiliación de los asociados se observarán las siguientes reglas y requisitos:
a) El interesado debe presentar solicitud escrita ante algún miembro de la Junta Directiva, quien elevará ante el pleno de junta directiva la solicitud para la tramitación de esta y su aprobación.
b) La Junta Directiva tendrá quince días a partir de la recepción de los documentos para aprobar o desaprobar la solicitud.
ARTÍCULO OCTAVO: DESAFILIACION. Los asociados dejarán de pertenecer a la Asociación por las siguientes causas: Primero: por fallecimiento, Segundo: por renuncia voluntaria dirigida por escrito a la Junta Directiva. Tercero: por la expulsión acordada por la Asamblea de Asociados por no menos de las dos terceras partes del total de los asociados por cualquiera de los motivos que a continuación se indican:
a) no pago de tres cuotas anuales consecutivas sin causa que lo justifique.
b) conducta inmoral o indigna que atente contra el buen nombre de la Asociación o por realizar actividades contrarias a la estabilidad, armonía y amistad entre los asociados.
c) cuando un asociado actúe en nombre de la Asociación sin estar facultado para ello.
d) uso indebido del nombre o los activos físicos y económicos de la Asociación.
La desafiliación por cualquier de las causas se tramitará ante la Junta Directiva y esta deberá comunicarle al afectado por escrito que se encuentra dentro de alguna de las causales de expulsión, y que tiene el derecho de preparar su defensa, para lo cual se otorgará un plazo de treinta días hábiles para apersonarse ante la Junta Directiva y cumplido este plazo la Junta Directiva se reunirá en el plazo de treinta días y se tomará el acuerdo correspondiente.
ARTÍCULO NOVENO: Los asociados tendrán los siguientes derechos:
a) Nombrar representantes que participen en la Asamblea General.
b) Elegir y ser electos para formar parte de los órganos o comisiones de la Asociación.
c) Participar en forma personal y no mediante delegación con voz y voto en las asambleas generales.
d) Presentar mociones y sugerencias en Asambleas.
e) Gozar de los beneficios de la Asociación; así como participar en todas las actividades científicas, educativas, culturales y sociales que organice la Asociación.
f) Denunciar ante la Fiscalía de la Asociación cualquier irregularidad que notare en el desempeño de las funciones de la Junta Directiva y otros miembros de la Asociación.
g) Frecuentar la sede social y colaborar con el logro de los objetivos de la Asociación según lo determine la Junta Directiva.
h) Representar a otros asociados en las Asambleas tanto ordinarias como extraordinarias, si para ello cuenta con una carta poder por escrito, no obstante, ningún asociado podrá representar para una asamblea determinada, más de dos miembros. No podrá representar a un miembro de la Asociación en una asamblea, quien no sea a su vez miembro de la Asociación.
i) Los demás que le otorgue el presente Estatuto o que de él se deriven.
ARTÍCULO DÉCIMO: Son deberes de los asociados:
a) Cumplir con la Ley de Asociaciones y sus reformas, el Estatuto y Reglamentos de la Asociación, así como los acuerdos que emanen de sus órganos.
b) Pagar puntualmente las cuotas, sean estas ordinarias o extraordinarias.
c) Asistir a las reuniones que fueren convocados.
d) Cooperar en la conservación de los bienes y el buen desarrollo de las actividades de la Asociación.
e) Cooperar con el desarrollo de las actividades de la Asociación.
f) Apoyar las gestiones que realice la Asociación para el cumplimiento de sus objetivos.
g) Colaborar para el progreso de la Asociación.
h) Mantener e incentivar el espíritu asociativo.
i) Cumplir los estatutos y las decisiones del Consejo Ejecutivo y las resoluciones de la Asamblea General.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: La Asociación contará con los siguientes órganos:
a) La Asamblea General.
b) La Junta Directiva.
c) La Fiscalía.
d) Grupos Regionales.
e) Grupos de Trabajo.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: De la Asamblea General: Es el órgano máximo de la Asociación, compuesta por la totalidad de sus asociados, los cuales podrán tener representación por sus delegados debidamente acreditados. Habrá dos tipos de Asamblea, Ordinaria y Extraordinaria. La Asamblea General se reunirá en forma Ordinaria como mínimo a cada dos años, junto con el Encuentro de EDICIC; a efecto de recibir el informe de las actividades del Consejo Ejecutivo (Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero y Vocal), así como de Fiscal, Grupos Regionales y Grupos de Trabajo y elegir cuando corresponda a los miembros de la Junta Directiva, Fiscalía y Comisiones, si fuese el caso. Extraordinariamente se reunirá cada vez que la Junta Directiva la convoque o lo solicite un número no menor de ocho asociados, o bien cuando la Fiscalía considere necesaria dicha convocatoria. Las Asambleas, tanto ordinarias como extraordinarias, la convocatoria de la Asamblea Ordinaria o Extraordinaria deberá realizarse por lo menos treinta días de anticipación mediante carta circular que será difundida por correo electrónico o cualquier otro medio que de certeza sobre la notificación realizada. Se considerará constituido en primera convocatoria cuando concurran la mitad más uno de los miembros. De no presentarse el mínimo de miembros indicado se reunirá en segunda convocatoria con el número de miembros presentes. Los asuntos serán aprobados por mayoría simple, excepto en aquellos casos en que por Ley o por lo dispuesto en este Estatuto requiera del voto de las dos terceras partes de los miembros.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Son atribuciones de la Asamblea General Ordinaria:
a) Fijar las políticas que orienten a la Asociación en el logro de sus objetivos.
b) Elegir cada dos años a los miembros de la Junta Directiva y el Fiscal, pudiendo ser reelectos en votación pública si la mayoría de los asociados así lo solicitaren, para un segundo y último mandato.
c) Conocer, aprobar, rechazar o modificar los informes de labores que le rindan los otros órganos de la asociación.
d) Aprobar los reglamentos que dicte la Junta Directiva.
e) Aprobar el presupuesto y plan de trabajo del periodo correspondiente.
f) Acordar la compra de bienes y aceptar donaciones y legados.
g) Autorizar al Presidente de la Junta Directiva la contratación de los bienes o servicios que se requieran.
h) Ratificar la afiliación de nuevos miembros.
i) Aprueba las cuotas anuales y las extraordinarias en caso de haberlas.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: Son atribuciones de la Asamblea General Extraordinaria:
a) Llenar las vacantes ocurridas por ausencias definitivas en la Junta Directiva o en la Fiscalía.
b) Reformar los estatutos o sus reglamentos.
c) Acordar la disolución de la Asociación.
d) Acordar la eventual expulsión de los miembros.
e) Conocer y resolver, los asuntos específicos por los que ha sido convocada.
f) Tratar cuestiones cuya resolución urgente así lo requieren.
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: De la Junta Directiva: Es un órgano con función normativa, consultiva y deliberativa. La dirección de la Asociación reside en la Junta Directiva, la cual estará compuesta por un mínimo de cinco miembros que deberán ser asociados, mayores de edad, nombrados así: Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero y Vocal, y los cuales serán electos por dos años y en Asamblea General Ordinaria celebrada en la primera quincena del mes de setiembre del año correspondiente cada dos años y tomarán posesión de sus cargos a partir del quince de setiembre del año correspondiente. Las ausencias temporales de los miembros de la Junta Directiva serán asumidas por la misma Junta mientras convoque a la Asamblea General Extraordinaria, para que llene las vacantes por el resto del periodo. El Presidente de la Asociación presidirá la Junta Directiva.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: La Junta Directiva se reunirá en forma ordinaria al menos una vez cada dos meses, o cuando lo considere necesario o se lo soliciten al menos cuatro asociados. Será convocada por el secretario, por medio de correo electrónico, fax, si fuere necesario, con al menos quince días naturales de anticipación formarán quórum tres directivos y sus acuerdos se tomarán por mitad más uno. En caso de empate el Presidente tendrá doble voto.
ARTÍCULO DÉCIMO SÉTIMO: Las atribuciones de la Junta Directiva son las siguientes:
a) Ejecutar y velar por el cumplimiento de las decisiones de las Asambleas Generales y las suyas propias.
b) Tomar los acuerdos necesarios para que la Asociación cumpla con sus fines esenciales, dirigir las actividades para que la Asociación cumpla con sus fines.
c) Presentar anualmente un informe de labores a la Asamblea General Ordinaria.
d) Convocar a Asambleas Generales a través del Presidente o Secretario.
e) Nombrar la comisiones que considere necesarias, con indicación específica de los asuntos encomendados.
f) Supervisar, conjuntamente con la fiscalía, las labores de las comisiones establecidas y grupos de trabajo establecidos.
g) Recibir las solicitudes de afiliación y elevar ante la Asamblea para su aprobación definitiva.
h) Recibir las solicitudes de renuncia voluntaria y recomendar la expulsión o no de los miembros por las razones que indica el parágrafo único del Artículo 9 de este Estatuto.
i) Firmar los contratos previamente autorizados por la Asamblea General.
j) Fijar el monto de las cuotas anuales.
ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO: De la fiscalía: Habrá un tercer órgano denominado Fiscalía, que estará integrado por un fiscal mayor de edad, debe ser miembro residente en el país del domicilio jurídico de la Asociación, será nombrado por la Asamblea General Ordinaria por un periodo de dos años y tomará posesión de su cargo y será nombrado y entrará en funciones en las mismas fechas que se nombre la Junta Directiva. El Fiscal debe tomar posesión el primer día después de la Asamblea General Ordinaria y quién tendrá las siguientes atribuciones:
a) Supervisar todas las operaciones y movimientos económicos de la Asociación.
b) Velar por el fiel cumplimiento de la Ley y el Estatuto, así como los Acuerdos y Reglamentos que emita la Asociación, así como los acuerdos.
c) Rendir un informe anual a la Asamblea General Ordinaria.
d) Oír quejas de los asociados respecto de supuestos incumplimientos de la Junta Directiva y realizar la investigación pertinente.
e) Solicitar la convocatoria a Asamblea General Extraordinaria cuando lo considere necesario.
f) Participar con voz, pero sin voto en las sesiones de Junta Directiva donde se traten asuntos que tengan injerencia con su gestión.
ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO: Atribuciones de los miembros de la Junta Directiva:
Primero. EL PRESIDENTE será el representante judicial y extrajudicial de la Asociación, con facultades de apoderado generalísimo sin límite de suma. Firmará las actas junto con el Secretario; autorizará junto con el Tesorero los pagos que la Junta Directiva acuerde y llevará la iniciativa de todas las gestiones que la Asociación emprenda. El Presidente será responsable de la administración de la Asociación. Convocará y presidirá la Asamblea General Ordinaria y Extraordinaria, así como también las reuniones de la Junta Directiva. Cumplirá las decisiones de la Junta Directiva. Nombrará a los Asesores, los Coordinadores de los Grupos Regionales, nombrará y disolverá Grupos de Trabajo y Comisiones Especiales, rendirá cuentas ante la Junta Directiva y la Asamblea General Ordinaria. Representará a la Asociación siempre que sea necesario. Elaborará un plan de trabajo y presentará un informe anual de las actividades desarrolladas por la Asociación en la Asamblea General.
Segundo. Corresponde al Vicepresidente sustituir al Presidente en sus ausencias temporales con iguales obligaciones y atribuciones que éste cuando los sustituye. Apoyará la gestión de la Asociación en todas sus actividades y tareas.
Tercero. Corresponderá al Secretario confeccionar las actas de las reuniones de Asambleas Generales ya sea Ordinaria o Extraordinaria y las asambleas de Junta Directiva y firmarlas junto con el Presidente, una vez que hayan sido aprobadas por el órgano respectivo. Deberá llevar en perfecto orden y debidamente legalizados por el Registro de Asociaciones el libro de actas de Asambleas Generales, el libro de actas de Junta Directiva y el libro de Registro de Asociados. Dará lectura a la correspondencia y la tramitará lo más pronto posible. Llevará un archivo ordenado y completo. Es responsable por el registro de miembros del Asociación, así como de mantener actualizados los datos de los miembros y presentará un informe sobre las actividades desarrolladas en la Asamblea General.
Cuarto. El Tesorero tiene como obligación cobrar las cuotas que se fijen a los miembros, rendir mensualmente a la Junta Directiva lista detallada de los asociados morosos, los pagos hechos y en balance correspondiente. Vigilará porque las cuentas de la Asociación se cubran puntualmente; cuidará de los fondos de la Asociación, los que depositará en el banco que haya acordado la Junta Directiva. Los depósitos, cheques o retiros se harán con la firma del presidente y el tesorero, y en ausencia temporal del Presidente firmará el Vicepresidente. Deberá rendir informe anual a la Asamblea Ordinaria y llevará al día y ordenados los libros Diario, Mayor, Inventarios y Balances. Deberá estar cubierto por una póliza de fidelidad de acuerdo con el artículo veinticuatro de la Ley de Asociaciones y sus reformas, cuyo monto fijará la Asamblea General Ordinaria. Tendrá como obligación realizar los movimientos financieros necesarios como: recibir cuotas, seguimiento de la cuenta e inversiones en un banco integrante del sistema bancario costarricense debidamente acreditado por el Banco Central o Nacional de Costa Rica, en nombre de la Asociación.
Quinto. Corresponde al Vocal, ayudar en las tareas que les encomiende la Junta Directiva y sustituir según su orden en forma temporal cuando se ausente algún miembro de la Junta Directiva.
Siempre que se estime oportuno se nombrara asesores cuyas funciones serán apoyar al Presidente en todas las acciones que se determinen, desarrollar proyectos conjuntos con la Presidencia y participar en las reuniones del Consejo Ejecutivo.
La ausencia temporal de un miembro de la Junta Directiva deberá ser suplida por otro miembro de esa Junta Directiva. En caso de ausencia definitiva la Junta Directiva podrá convocar a Asamblea General Extraordinaria para deliberar sobre la ocupación del cargo vacante por otro miembro asociado, en este caso la Junta Directiva establecerá la regulación y las normas electorales específicas.
ARTÍCULO VIGÉSIMO: Los Grupos Regionales son órganos ejecutivos encargados de asesorar al Consejo Ejecutivo de la Asociación, coordinando los trabajos de la Asociación en la región de su competencia. La coordinación de los Grupos Regionales estará bajo la responsabilidad de un miembro asociado y nombrado por la Presidencia de la Asociación por un periodo de mandato coincidente con la Junta Directiva.
ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO: Los Grupos Regionales quedan distribuidos de la siguiente forma:
a) Grupo Regional Andino.
b) Grupo Regional Ibérico.
c) Grupo Regional Mercosur.
d) Grupo Regional de México, Centroamérica y Caribe.
La coordinación de los Grupos Regionales prevista en los encabezados de este Artículo podrá ser alterada por acto normativo de la Junta Directiva siempre que sea necesario.
ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO: Los Grupos de Trabajo serán designados de acuerdo con las necesidades específicas de la Asociación y tendrán una duración necesaria para la conclusión de sus atribuciones. La coordinación de los Grupos de Trabajo prevista en los encabezados de este Artículo podrá ser alterada por acto normativo de la Junta Directiva siempre que sea necesario.
ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO: Todas las elecciones de la Asociación se realizarán a través de voto declarado. El ejercicio del voto dependerá de ser miembro fundador, activo e institucional certificado por la Tesorería de la Asociación. El ejercicio del voto por parte de los miembros institucionales será ejercido por su representante legal. La Junta Directiva será electa por voto directo de los miembros fundadores y activos a partir de listas previamente inscritas mediante el cual tomará posición ejerciendo su mandato por dos años, pudiendo ser reelecto por una única vez por un período similar. Podrá ser electo Presidente de la Asociación cualquier miembro asociado fundador y/o activo.
ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO: Los recursos financieros y patrimoniales de la Asociación estarán constituidos por:
a) Contribuciones anuales de los miembros asociados.
b) Donaciones, herencias y legados.
c) Subvenciones y/o partidas específicas de los Estados y otros.
d) Aportaciones de instituciones públicas y/o privadas.
e) Otros.
Los miembros de la Junta Directiva no recibirán remuneraciones de ninguna naturaleza. Podrán ser reintegrados los gastos realizados por los miembros de la Junta Directiva cuando estos sean en representación de la Asociación, y siempre que estén previamente aprobados por el Presidente o el Tesorero y debidamente comprobados.
ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO: Las reformas totales o parciales del presente estatuto deberán aprobarse en Asamblea General Extraordinaria por las dos terceras partes de los asociados presentes en la misma y su inscripción se hará conforme al artículo décimo noveno de la Ley de Asociaciones y sus reformas.
ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO: La Asociación podrá disolverse cuando concurran las causas indicadas en los artículos trece, veintisiete y treinta y cuatro de la Ley de Asociaciones. Al extinguirse la Asociación sus bienes se distribuirán, por iguales partes entre todos los asociados, fundadores y activos, siempre que estén al día con el pago de la anualidad correspondiente.